Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem
der BENSELER Firmengruppe

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben. Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis.

Aus Gründen der Lesbarkeit im Text wurde die männliche Form gewählt und schließt die weibliche und diverse Form mit ein.

A. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die
BENSELER Holding GmbH & Co. KG
Zeppelinstraße 28
71706 Markgröningen

Die Gesellschaften der BENSELER Firmengruppe betreiben das Hinweisgebersystem als gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche gemäß Art. 26 EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die BENSELER Holding GmbH & Co. KG verarbeitet im Rahmen des Hinweisgebersystems Hinweise für alle Gesellschaften der BENSELER Firmengruppe. 

Weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten finden Sie in unserem IMPRESSUM.

B. Welche Ihrer Daten werden von uns verarbeitet? Und zu welchem Zweck?

Die BENSELER Holding GmbH & Co. KG verarbeitet im Rahmen der Eingabe und Bearbeitung von Hinweisen in unserem Hinweisgebersystem unter anderem folgende Arten an personenbezogenen Daten:

  • Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sofern Sie uns Ihre Identität offenlegen;
  • Beschäftigteneigenschaft zur BENSELER Firmengruppe;
  • Informationen zu betroffenen Personen, d.h. natürlichen Personen, die in einer Meldung als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist. Solche Informationen sind zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation ermöglichen;
  • Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben.
  • Dokumentation der Hinweise
  • Wort- und Inhaltsprotokolle bei mündlichen Hinweisen

Bei Aufruf unserer Seite werden von Ihrem Webbrowser automatisch technische Informationen an uns übermittelt. Dabei handelt es sich z. B. um Angaben über den von Ihnen verwendeten Browser, Informationen zum Betriebssystem und Uhrzeit und Datum Ihres Besuchs. Die Verwendung dieser Informationen erfolgt ausschließlich zu statistischen Zwecken und zur bedarfsgerechten Gestaltung unseres Internetauftritts. Sie als Nutzer bleiben anonym. 

Aufgrund der Sensibilität der Daten erfolgt die Übertragung in verschlüsselter Form. Auf der Internetseite verbleiben nach der Versendung keine personenbezogenen Daten. 

Die BENSELER Holding GmbH & Co. KG verarbeitet die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Untersuchung der Hinweise, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken und/oder Folgemaßnahmen (wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der im Hinweis erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens) vorzunehmen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, falls dies zur Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten oder sonst aufgrund von Rechtsnormen rechtlich erforderlich ist. 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten verarbeiten. Dies erfolgt insbesondere für die Durchsetzung unserer Rechte und Abwehr von Ansprüchen im Fall eines Rechtsstreits mit Ihnen.

C. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

C. 1 Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers verarbeiten wir nur, wenn uns der Hinweisgeber dazu eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO abgegeben hat. Danach ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.

C. 2 Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. 

Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach zu prüfenden konkreten Einzelfall – in der Bearbeitung von Hinweisen, um Folgemaßnehmen durchführen zu können, wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der im Hinweis erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens. Ob Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem auch mit Blick auf den Verstoß – geprüft.

C. 3 Wir verarbeiten gegebenenfalls personenbezogene Daten von Beschäftigten auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten i.S.d. § 26 Abs. 8 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

D. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Daten werden in der Regel solange gespeichert, bis die Folgemaßnahmen abgeschlossen sind. In der Regel werden die Daten aus einem Hinweis und die damit verbundenen Dokumentationen nach drei Jahren gelöscht, nachdem das Verfahren endgültig abgeschlossen ist, es sei denn, die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte erfordert die weitere Aufbewahrung (z.B. Einleitung von Strafverfahren oder Disziplinarverfahren). Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Hinweisen werden von uns unverzüglich gelöscht, sofern wir sie als offensichtlich sachlich grundlos erachten. 

E. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eingehende Hinweise werden von engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter in unserem Hause entgegengenommen und vertraulich bearbeitet.

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind, dient, Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben oder eine Interessenabwägung dies rechtfertigt. 

Darüber hinaus verarbeiten externe Dienstleistungsunternehmen, wie beispielsweise externe Rechenzentren oder Telekommunikationsanbieter, personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter.

Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt des Hinweises sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben. 

Unter Umständen geben wir die personenbezogenen Daten auch an staatliche Gefahrenabwehr- und/oder Strafverfolgungsbehörden, sonstige zuständige Behörden und/oder zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen, wie etwa an Wirtschaftsprüfer/Rechtsanwälte, weiter. 

In bestimmten Fällen besteht für BENSELER die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Wenn das Risiko erheblich wäre, das eine solche Information die wirksame Untersuchung des Vorwurfes oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann die zu erfolgende Information der beschuldigten Person so lange aufgeschoben werden, wie diese Gefahr besteht.

Bei wissentlicher Abgabe eines falschen Hinweises mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation) kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden

F. Übermittlung Ihrer Daten an einen Empfänger in einem Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) oder an eine internationale Organisation findet nicht statt. 

G. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Von uns werden keine automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

H. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

Die Bereitstellung der Daten über eines Hinweises ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Unter Umständen bestehen je nach individuellem Einzelfall gesetzliche Pflichten, uns einen Hinweis zu erteilen. Für eine sinnvolle Bearbeitung und Untersuchung des Hinweises ist eine Verarbeitung der Daten jedoch erforderlich. 

I. Ihre Rechte als „Betroffene/r“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. 

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. 

Sie haben auch das Recht, die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, soweit diese trotz unserer Bemühungen um Datenrichtigkeit und Aktualität fehlerhaft erhoben oder gespeichert wurden. Daneben können Sie bei Vorliegen eines Grundes i.S.d. Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Ein Recht auf Löschung Ihrer rechtmäßig verarbeiteten Daten steht Ihnen gemäß Art. 17 DSGVO insbesondere zu, soweit keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. 

Ferner haben Sie das Recht, die uns bereitgestellten Daten bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO übermittelt zu erhalten. 

Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an uns oder ggf. unseren Datenschutzbeauftragten.

J. Information über Ihr Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. (1) Buchst. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) oder Art. 6 Abs. (1) Buchst. e DSGVO (Datenverarbeitung für Aufgaben im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn sich dafür Gründe aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben.

Der Widerspruch kann formlos an die unter Punkt A aufgeführte Adresse erfolgen. 

K. Unser Datenschutzbeauftragter

Unseren benannten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
BENSELER Holding GmbH & Co. KG
Zeppelinstraße 28
71706 Markgröningen

E-Mail: DATENSCHUTZBENSELERDE

L. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.

M. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Aufgrund der rasanten Entwicklung des Internets und der Fortentwicklung der Rechtsprechung behalten wir uns vor, diese Datenschutzbestimmung jederzeit an technische und gesetzliche Anforderungen anzupassen. Darüber hinaus weisen wir auch auf unsere allgemeinen Datenschutzbestimmungen auf unserer Webseite hin.

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